Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Karnevalsverein Bettelsack-Narra Lauchheim 1982 e. V.
Gartenstraße 11
73466 Lauchheim
E-Mail: vorstand@bettelsacknarra.de
Telefon: 07363 9200849
Vertreten durch: Michael Pukrop, Patrick Biffart und Richard Dülch

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung dieser Anwendung zur Organisation unseres Faschingsumzugs verarbeiten, zu welchem Zweck dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte dir dabei zustehen. Sie gilt für den öffentlichen Anmeldebereich, die Self-Service-Statusseite sowie den geschützten Organisatorenbereich dieser Anwendung.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Anwendung und der beschriebenen Funktionen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei je nach Verarbeitungsvorgang insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung der Anmeldung zum Faschingsumzug und die damit verbundene Kommunikation,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an der Organisation der Veranstaltung, an der Missbrauchsprävention oder am sicheren Betrieb der Anwendung besteht,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wird,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

3. Bereitstellung der Anwendung und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Anwendung verarbeitet der Server bzw. die zugrunde liegende Hosting-Infrastruktur technisch notwendige Informationen, um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite sowie verwendeter Browser. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb). Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Für den technischen Betrieb setzen wir einen externen Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter ein. Weitere Informationen zum Hosting und zur Auftragsverarbeitung findest du in Abschnitt 10.

4. Cookies

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind:

• Session-Cookie – hält Organisatoren nach dem Login angemeldet und wird beim Abmelden bzw. am Ende der Sitzung automatisch entfernt.
• CSRF-Cookie – schützt Formulare vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen.

Beide Cookies sind als HttpOnly bzw. mit sicheren Attributen konfiguriert und werden im Produktivbetrieb nur über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) übertragen. Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies eingesetzt. Für diese ausschließlich notwendigen Cookies ist gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG keine gesonderte Einwilligung erforderlich.

5. Öffentliche Anmeldung zum Faschingsumzug

Wenn sich ein Verein oder eine Zunft über das öffentliche Formular zum Faschingsumzug anmeldet oder absagt, verarbeiten wir folgende Angaben:

• Vereins- bzw. Zunftname, Präsident/Zunftmeister, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ansprechperson, Narrenruf,
• Angaben zu den teilnehmenden Gruppen (Gruppenbezeichnung, ungefähre Personenzahl),
• Angaben zur Anreise (Anreise mit Bus, Anzahl der Busse),
• Angaben zu Handwagen und Musikgruppe/Guggenmusik,
• bei Fahrzeugteilnahme: amtliches Kennzeichen von Zugfahrzeug und Anhänger sowie Name der Fahrerin/des Fahrers bzw. der verantwortlichen Person,
• Status der Anmeldung sowie interne und für dich sichtbare Vermerke der Organisatoren,
• Zeitpunkt der Anmeldung sowie einer etwaigen Zu- oder Absage.

Diese Daten werden ausschließlich zur Organisation und Durchführung des Faschingsumzugs sowie zur Kommunikation mit dir im Zusammenhang mit deiner Anmeldung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Kern- und Pflichtangaben, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für ergänzende freiwillige Angaben). Zugriff auf diese Daten haben ausschließlich angemeldete Organisatoren im geschützten Orga-Bereich.

Ihre Anmeldedaten werden gespeichert, solange dies für die Organisation der jeweiligen Umzugsveranstaltung erforderlich ist. In der Regel werden Umzüge ungefähr zwei Monate nach dem Veranstaltungstag manuell archiviert. Dabei werden die personenbezogenen Felder der zugehörigen Anmeldungen und Statusverläufe anonymisiert, während Vereinsname, Gruppenbezeichnungen und Teilnehmerzahlen als vereinsinterne Historie erhalten bleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

6. Self-Service-Statusseite

Nach erfolgreicher Anmeldung erhältst du einen eindeutigen, nicht erratbaren Link (basierend auf einer zufälligen Kennung), über den du ohne eigenes Benutzerkonto den Status deiner Anmeldung sowie relevante Hinweise einsehen kannst. Der Zugriff auf diese Seite wird zu Sicherheitszwecken protokolliert und ist zusätzlich technisch gegen eine zu hohe Anzahl von Abrufen in kurzer Zeit abgesichert (siehe Abschnitt 8). Auf der Statusseite werden bewusst nur die für dich notwendigen Informationen angezeigt.

6a. Öffentliche Programminformationen und spätere Erweiterungen

Im Fall einer Zusage können Vereinsname, Gruppenbezeichnungen und die Startreihenfolge in einem öffentlichen Umzugsprogramm erscheinen, soweit dies für die Durchführung und Kommunikation des Umzugs erforderlich ist. Personenbezogene Kontaktdaten werden dabei nicht ohne gesonderte Freigabe veröffentlicht.

[Platzhalter: Falls künftig weitere öffentliche Funktionen wie eine erweiterte Statusseite, Kartendarstellung, Streckenansicht oder öffentlich sichtbare Punkte ergänzt werden, ist dieser Abschnitt vor Freischaltung um die dort tatsächlich veröffentlichten Daten, die Rechtsgrundlage und die beteiligten technischen Dienste zu ergänzen.]

7. Automatisierte und manuelle E-Mail-Kommunikation

Nach jeder Anmeldung oder Absage versenden wir automatisch eine Eingangsbestätigung mit dem Link zu deiner Statusseite an die von dir angegebene E-Mail-Adresse. Organisatoren können dich darüber hinaus einzeln oder im Rahmen einer gefilterten Sammelkommunikation (z. B. an alle Anmeldungen mit offenen Fahrzeugangaben) kontaktieren. Jeder Versand wird mit Empfänger(n), Betreff, Inhalt, Zeitpunkt sowie der ausführenden Person protokolliert, um die Kommunikation zu deiner Anmeldung nachvollziehbar zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Bei der späteren Archivierung des jeweiligen Umzugs werden diese Kommunikationsprotokolle anonymisiert.

8. Organisatorenkonten

Organisatorinnen und Organisatoren melden sich über ein Benutzerkonto (Benutzername, Passwort) an. Passwörter werden ausschließlich in gehashter Form gespeichert. Zusätzlich verarbeiten wir Name, Rolle (Vollzugriff oder Leserechte) sowie Aktivitäts- bzw. Änderungsprotokolle (z. B. Statusänderungen einer Anmeldung), um einen sicheren und nachvollziehbaren Betrieb des Orga-Bereichs zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Schutz vor Missbrauch (Ratenbegrenzung)

Um die öffentliche Anmeldung und die Self-Service-Statusseite vor missbräuchlichen oder automatisierten Massenzugriffen zu schützen, begrenzen wir die Anzahl der Anfragen je IP-Adresse innerhalb eines kurzen Zeitfensters. Die IP-Adresse wird hierfür ausschließlich kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO, Sicherheit der Verarbeitung).

10. Empfänger, Auftragsverarbeitung und eingesetzte Software

Für den Betrieb dieser Anwendung sowie für den Versand von E-Mails setzen wir externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Mit beiden Dienstleistern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen:

• Hosting und Serverbetrieb: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe. netcup stellt die virtuelle Serverinfrastruktur bereit, auf der diese Anwendung läuft und auf der alle in dieser Datenschutzerklärung genannten personenbezogenen Daten gespeichert werden.
• Versand von E-Mails: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Über die Infrastruktur von STRATO versenden wir automatisierte und manuelle E-Mails im Zusammenhang mit Anmeldungen (z. B. Eingangsbestätigungen, Status-Links, Sammelkommunikation, siehe Abschnitt 7).

Sämtliche in der Anwendung verwendeten JavaScript-Bibliotheken (z. B. Bootstrap, Marked, Mermaid) werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Einbindung externer Skripte, Schriftarten, Tracking- oder Analysedienste statt, sodass insoweit auch keine weiteren Daten an Dritte übermittelt werden.

11. Übermittlung in Drittländer

Sowohl unser Hosting-Anbieter (netcup) als auch unser Dienstleister für den E-Mail-Versand (STRATO) verarbeiten die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet daher nicht statt.

12. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke – insbesondere die Organisation der jeweiligen Ausgabe des Faschingsumzugs – erforderlich ist, oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die praktische Umsetzung erfolgt über eine manuelle Archivierungsfunktion pro Umzug. In der Regel wird ein Umzug ungefähr zwei Monate nach dem Veranstaltungstag durch die Orgaverwaltung archiviert. Dabei werden personenbezogene Angaben in den Anmeldungen, Statusverläufen und Kommunikationsprotokollen anonymisiert oder entfernt. Erhalten bleiben nur die für die vereinsinterne Historie erforderlichen, nicht personenbezogenen Informationen wie Vereinsname, Gruppenbezeichnungen und Teilnehmerzahlen.

13. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

Zur Ausübung dieser Rechte wende dich bitte an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig ist voraussichtlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. [Hinweis: Zuständigkeit vor Veröffentlichung noch einmal gegenprüfen.]

15. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten angemessen zu schützen, unter anderem: verschlüsselte Übertragung per HTTPS im Produktivbetrieb, Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery, gehashte Passwörter, ein abgestuftes Rollen- und Rechtemodell für Organisatoren sowie nicht erratbare Self-Service-Links.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Anwendung oder rechtliche Vorgaben dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs aktuelle Fassung.

Stand: 19. August 2026